Wybór miesjca na zorganizowanie konferencji

2014-10-23

Przede wszystkim powinniśmy mieć na uwadze:  łatwość dojazdu, szybkość połączeń,  prestiż miejsca oraz cenę.  Pamiętaj również, że nawet najbardziej szczegółowo dopracowana konferencja, może okazać się klęską jeżeli źle wybierzemy jej miejsce.  Najgorszym z możliwych scenariuszy jest sytuacja, w której prelegenci zostali powiadomieni o terminie konferencji,a organizator nie zarezerwował salina to wydarzenie.  Na szczęście można tego unknąć.

 

Jak rozpocząć poszukiwania sali konferencyjnej?

Najbardziej istotną kwestią jest ustalenie na ile osób przewidziana jest konferencja. Jeżeli na przykład jest to 500 osób wraz z noclegiem, to szukaniem odpowiedniego miejsca na to wydarzenie powinniśmy się zająć na długo przed planowaną datą.  Przy dużej ilość delegatów i prelegentów, zupełnie nie jest przesadą, aby zacząć poszukiwanie takiego miejsca nawet na 12 lub 18 miesiecy przed datą wydarzenia. Przy znacznie mniejszej ilości osób, polecamy w dalszym ciągu zająć się tym przynajmniej na kilka miesięcy przed eventem.

 

Koszt konferencji a dzień tygodnia

Wybór dnia wydarzenia jest o tyle istotny, że większość zysków hoteli pochodzi z wynajmu pokoi. W weekend jak wiadomo cena tak owych może być nieco wyższa niż w dni powszednie.  Podczas organizacji możemy zamówić również mniej wykwintne posiłki, które stanowią nieco mniejszy zysk dla hotelarzy. Kiedy jednak zdecydujemy się na organizację podczas tańszego, aczkolwiek mniej wygodnego dnia tygodnia, możemy trochę zaoszczędzić na pokojach oraz na wynajęciu sal prelekcyjnych.  Zaoszczędzoną kwotę możemy przeznaczyć na upominki dla delegatów.

 

Lokalizacja konferencji

Przystępując do tego etapu organizacji konferencji, powinniśmy ustalić głównie profil delegatów.  Identyfikacja profilu pozwoli np. oszacować rodzaj pokoi noclegowych oraz ich ilość. Podobnie w kwestii posiłków. Innego rodzaju posiłki przygotujemy na konferencje rolników,  a innego dla konferencje dyrektorów marketingu. Znając już profil delegatów, przystąpić można do wyboru odpowiedniej lokalizacji. Decydując się na zorganizowanie konferencji niedaleko miejsca zamieszkania lub pracy gości zredukujemy koszta transportu. Jeśli jednak zamierzeniem jest uzyskanie poczucia nagrody np. w handlowcach naszej firmy lepiej zorganizować szkolenie w bardziej odległym miejscu. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w szkoleniach kilkudniowych podczas których delegaci mają poczucie opłacalności poświęconego czasu a często również funduszy na dojazd.  Cena nie może być głównym czynnikiem decydującym o wyborze miejsca na konferencje. Pozbawione logiki będzie organizowanie jednodniowego pokazu nowej maszyny do cięcia stali na wschodzie kraju jeśli większość potencjalnych odbiorców takiego sprzętu znajduje się na zachodzie.

  

Wyjątkowe miejsca

Wine&Coffee House, Warszawa

Typ obiektu: Restauracja

Restauracja Smak Róży, Katowice

Typ obiektu: Restauracja

Willa Zagórze, Warszawa

Typ obiektu: Hotel

Hilton Garden Inn Kraków, Kraków

Typ obiektu: Hotel

Hotel Luxor Lublin , Lublin

Typ obiektu: Hotel